Il contesto di progetto

Qui parleremo del contesto di progetto, ovvero dove nasce e si sviluppa.

Come tutte le cose anche i progetti nascono in ambienti che possono influenzare non solo la loro nascita, ma anche il loro sviluppo. Tali condizionamenti possono essere favorevoli o sfavorevoli al progetto stesso.

Quando parliamo di aspetti che possono influenzare il progetto si fa riferimento a:

  • Fattori ambientali aziendali (EEF Enterprise Environmental Factors)
  • Asset dei processi organizzativi (OPA Organizational process assets)
  • Sistemi organizzativi

Fattori ambientali aziendali (EEF)

Sono definiti EEF tutte quelle condizioni di contorno del progetto, che non ricadono sotto la nostra “autorità”. Ovvero non possiamo modificarle.

Possono essere interni o esterni.

Tra quelli interni troviamo

  • Cultura aziendale
  • Distribuzione territoriale
  • Infrastruttura aziendale
  • Disponibilità delle risorse

Tra quelli esterni troviamo:

  • Condizioni del mercato
  • Questioni sociali e culturali (clima politico, religione, ecc)
  • Leggi
  • Standard governativi
  • Ambiente fisico (condizioni di lavoro, ecc)

Ecco come potete immaginare nella gestione di un progetto dobbiamo tenere in conto questi aspetti e soprattutto dobbiamo tenere in debita considerazione che questi aspetti non sono sotto il nostro controllo, ma influenzano notevolmente il progetto.

Asset dei processi organizzativi (OPA)

Gli OPA sono tutti quei documenti, procedure, specifici di quella particolare azienda che sono soggetti alla nostra “volontà” ovvero possiamo modificarli.

Es. una procedura interna all’azienda non va bene per il nostro progetto possiamo modificarla o chiedere che venga cambiata dall’organizzazione.

Qui troviamo:

Processi, direttive e procedure: come linee guida, template, ecc

Knowledge Base: lesson learned, informazioni storiche, ecc

Struttura organizzativa

La struttura organizzativa è un fattore ambientale aziendale (EEF), ma ho deciso di fare un paragrafo a parte per meglio spiegarlo.

Troviamo 3 principali strutture organizzative

  • funzionale
  • matrice
  • per progetti

Struttura Organizzativa Funzionale

In questo tipo di struttura l’organizzazione è strutturata in funzione della somiglianza delle attività e delle specializzazioni. Ognuna riporta al top management, l’unica sede in vengono prese decisioni. Le risorse impegnate nel progetto sono sotto l’autorità del manager funzionale.

Chiaramente oltre ad essere allocate nel progetto, queste risorse saranno anche impegnate nelle loro normali mansioni ordinarie (operations).

In questo tipo di strutture, per esperienza, le cose non vanno sempre fluide, vi possono essere attriti, informazioni discordanti in quanto non vi è un presidio univoco di progetto, ma sono i manager funzionali a gestire il progetto. Qui non si parla di project manager, ma di coordinatore.

L’orientamento alla gestione di progetti è relativamente scarso.

 Struttura Organizzativa per progetti

In questo tipo di struttura, l’intera azienda è organizzata per progetti.

Ogni progetto avrà il suo Project Manager, le risorse si dedicheranno esclusivamente al progetto.

Tali risorse risponderanno al Project Manager.

L’orientamento alla gestione di progetti è eccellente.

Struttura Organizzativa a matrice

Questo tipo di struttura combina le caratteristiche di quella funzionale con quella per progetti.

Fondamentalmente vi troviamo 2 “capi”, un Project Manager e un Manager Funzionale.

Il PM chiede le risorse e le coordina

Il MF le fornisce, ma non rinuncia del tutto alla loro disponibilità

A seconda del potere e dell’influenza del PM e del MF tali strutture possono essere classificate come

  • Deboli
  • Bilanciate
  • Forti

Matrice debole

Qui il potere e l’influenza è dalla parte del Manager Funzionale.

A differenza della struttura funzionale dove il coordinamento era nelle mani dei MF, qui tale funzione viene assegnata ad una risorsa all’interno di ogni area di appartenenza.

Anche in questo caso non possiamo parlare di un “vero” PM.

Comunque nonostante la similitudine con la struttura funzionale, qui l’orientamento al progetto è un pò più alto.

 Matrice bilanciata

In questo caso l’azienda riconosce la necessità di avere un “vero” Project Manager, ma non gli dà completa autorità sul progetto che rimane di fatto in capo al manager funzionale.

Il PM è riconosciuto dai manager funzionali e possiede un grado basso di coordinamento delle risorse. In questo caso troveremo un Project Coordinator

L’orientamento al progetto è buono.

Matrice forte

Qui il potere è nelle mani del Project Manager; qui la discrezionalità dell’utilizzo delle risorse è in capo a lui. Al manager funzionale spetta il compito di fornire le risorse ai progetti, assicurando comunque performance minime nella propria funzione.

L’orientamento al progetto è ottimo.

Conclusioni:

Tutti questi fattori di influenza devono essere presi in considerazione durante la nascita e la gestione di un progetto. Tali concetti sono molto importanti è bene tenerli a mente e saper riconoscere in quale struttura andremo ad operare e quali sono gli OPA e gli EEF.

IMPORTANTE

Il project manager non può pianificare, gestire un progetto senza tenere conto del contesto in cui il progetto nasce e si sviluppa, ovvero degli OPA ef EFF